Blog – 50% tijd besparen met digitale verwerking inkoopdocumenten

Projectmatig werkende productiebedrijven hebben vaak te maken met een grote stroom orderbevestigingen, pakbonnen en facturen. Het boeken en accorderen van deze documenten kost veel tijd en is foutgevoelig omdat informatie vaak meerdere malen handmatig wordt vastgelegd. Hierop is veel administratieve tijd te besparen!

Nadelen handmatige verwerking inkoopdocumenten

Bij het handmatig verwerken van inkooporders zijn nogal wat nadelen te noemen:

  • Arbeidsintensieve invoer van de Inkooporder, Orderbevestiging, Goederenontvangst, Factuur en Factuuraccordering
  • Grote kans op fouten door handmatige invoer van dezelfde gegevens
  • Documenten zwerven door de organisatie of raken kwijt
  • Papier is locatiegebonden en dus niet altijd in te zien
  • Doorlooptijden voor verwerking zijn onnodig lang

Voordelen digitale verwerking inkoopdocumenten

Bij het digitaal verwerken van de inkoopdocumenten treden deze nadelen niet meer op. Alleen al het scannen en herkennen van facturen brengt veel voordelen met zich mee:

  • Er treden geen verschillen op door dubbele invoer
  • Er vindt geen tijdverspilling plaats door dubbele invoer
  • Alle documenten zijn centraal beschikbaar en dus nooit zoek
  • Alle documenten zijn altijd in te zien
  • De doorlooptijd en de arbeidstijd van het inkoopproces wordt aanzienlijk lager

 

Voordelen digitale factuuraccordering

Een belangrijke extra procesverbetering die is te behalen heeft betrekking op factuuraccordering. Het handmatige proces heeft tot gevolg dat facturen of kopieën ervan door de organisatie zwerven of zoekraken. Bovendien is niet duidelijk wie welke facturen moet accorderen en wat de status is van een factuur, bijvoorbeeld als een leverancier hierover belt.

Met digitale factuuraccordering worden facturen automatisch digitaal ter accordering aangeboden aan de juiste perso(o)n(en) en is altijd inzichtelijk wat de status is van een factuur. Bovendien raken facturen niet kwijt en hoeven documenten niet meer door de organisatie te reizen.

Profity Connect bespaart tijd en geld

Profity Connect biedt voor Profity ERP-gebruikers een enorme mogelijkheid tot het besparen van administratieve tijd en tot het verbeteren van inzicht in het gehele administratieve inkoopproces. Interesse? Lees meer over Profity Connect of neem dan contact met ons op!