Blog – Spreadsheets: handig maar soms riskant

Het risico van spreadsheets

Spreadsheets worden gebruikt voor allerlei doeleinden: voor managementinformatie, calculeren, projecten managen enz. Maar is dat verstandig? Iedereen die regelmatig spreadsheets bouwt weet: tijdens het bouwen weet je vrij goed waarmee je bezig bent. Maar begrijp je zelf een week later nog hoe je spreadsheet werkt? En hoe groot is het risico dat er een foutje in sluipt? Door per ongeluk een formule te overschrijven of door een telling die niet alle benodigde cellen meeneemt kan er van alles misgaan.

Sturen

Waar haalt u als ondernemer uw stuurinformatie vandaan? Grote kans dat u daarvoor één of meer spreadsheets gebruikt. Vaak omdat uw ERP-software niet in staat is u deze stuurinformatie op een bruikbare manier aan te presenteren. Maar hoe vult u deze spreadsheets? Mogelijk gedeeltelijk of geheel handmatig. Daarmee neemt u een behoorlijk risico dat uw managementinformatie niet aansluit op de werkelijkheid.

Calculeren

Veel projectmatig werkende bedrijven gebruiken spreadsheets om te calculeren. De reden daarvoor is dat een spreadsheet flexibeler is dan het ERP-pakket. Maar hoe goed werkt het nog als je meerdere calculatieversies wilt gaan beheren? Of als je met meerdere mensen wilt werken aan dezelfde calculatie? En wat doe je met ingevulde spreadsheets als je calculatienormen veranderen? Daarbij schieten spreadsheets tekort.

Projecten managen

ERP-pakketten zijn meestal niet erg geschikt voor het plannen van projecten. Ze bieden onvoldoende flexibiliteit en overzicht. Daarom wordt de planning maar vaak buiten het ERP-pakket om gedaan. Maar hoe gemakkelijk verwerk je dagelijkse wijzigingen in ERP ook in je spreadsheet? Zo kunnen spreadsheets een eigen leven gaan leiden.

ERP zonder spreadsheets?

Met Profity ERP streven we naar een situatie waarin we spreadsheets overbodig maken voor de dagelijkse werkzaamheden van uw medewerkers. Dat kan uitstekend voor zaken als calculatie, en planning. Toch zien we voor spreadsheets wel degelijk een nuttige toepassing. Bijvoorbeeld door automatisch draaitabellen op te bouwen vanuit uw ERP-systeem waarmee u kunt “spelen” om inzicht te krijgen. Deze spreadsheets gebruikt u dus niet om gegevens vast te leggen maar enkel om bestaande informatie handig te presenteren.

Wilt u het gebruik van spreadsheets beperken tot waar ze goed in zijn? En ERP inzetten waar ERP goed in is? Als u projectmatig werkt, neem dan eens contact met ons op voor een ERP-oplossing die bij u past en bovendien handig gebruik maakt van spreadsheets.