Blog – Projectadministratie in ERP

Standaard ERP-systemen bieden ongekende mogelijkheden voor het vastleggen van de bedrijfsadministratie van een productiebedrijf. Toch is een standaard ERP-systeem voor het voeren van een projectadministratie niet erg geschikt. En wel om de simpele reden dat het project niet centraal staat in de opzet van een klassiek ERP-pakket.

Projectadministratie: project centraal

Het administreren van projecten stelt dus de eis dat het project centraal staat. Alle andere zaken binnen een ERP-pakket voor projecten zijn bedoeld om het reilen en zeilen van een project helder te krijgen. In een normaal ERP-pakket zijn de master-data het uitgangspunt waarbij artikelen, stuklijsten en routing centraal staan. Vaak bestaat de extra dimensie ‘projecten’ wel maar biedt dit toch niet de gewenste flexibiliteit.

Een projectadministratie volgt het projectproces

Een project volgt een logisch projectproces waarbij soms bepaalde stappen worden overgeslagen of parallel plaatsvinden. Het proces van een project bestaat uit de volgende stappen:

  1. Projectregistratie
  2. Documentregistratie
  3. Voorcalculatie
  4. Werkbegroting
  5. Planning
  6. Inkoop
  7. Uitvoering
  8. Materiaalregistratie
  9. Urenregistratie
  10. Nacalculatie
  11. Projectevaluatie

Iedere stap heeft zowel logistieke als financiële gevolgen. Het is daarom zinvol managementrapportage te zien over de projecten heen maar vooral per project omdat daarop kan worden gestuurd.

Liquiditeitsplanning per project, essentieel onderdeel van de projectadministratie

Een van de belangrijkste zaken om te bewaken binnen een projectmatig werkend bedrijf is de liquiditeit per project. Als kosten en opbrengsten in de tijd niet met elkaar in de pas lopen dan is kan dit een zware wissel trekken op de liquiditeit van een bedrijf. Het is daarom belangrijk te kunnen zien wat er is gefactureerd en betaald aan zowel de inkoop- als de verkoopkant van het project. En hoe deze al dan niet met elkaar in balans zijn. Vervolgens kan hierop worden geacteerd.

Dit kan alleen worden gerealiseerd met een volledige integratie tussen de logistieke en de financiële kant van een projectadministratie. Dit is de belangrijkste reden waarom binnen Profity ERP zowel logistieke als financiële functionaliteit integraal wordt ondersteund, zonder gebruik van software van derden.

Projectadministratie en uren

Projecten en uren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Projecten bestaan immers voor een groot deel uit uren. Geregistreerde uren zeggen heel veel over de stand en het resultaat van een project. Daarom is goede functionaliteit voor urenregistratie op kantoor, op de werkvloer en onderweg van groot belang voor een accurate projectadministratie.

Projectadministratie in ERP

Een projectadministratie in ERP stelt dus veel extra eisen aan een ERP-pakket. Anderzijds hoeft het veel functionaliteit die een standaard ERP-pakket heeft niet te bevatten. Een specifiek ERP-pakket voor projectadministratie is daarom vaak sneller en eenvoudiger te implementeren dan een standaard ERP-pakket.

Wilt u meer weten over projectadministratie in ERP? Neem dan contact met ons op.