Blog – Nog meer besparen op algemene kosten, kan dat?

Nog meer besparen op algemene kosten

De afgelopen jaren hebben de economische omstandigheden vrijwel alle bedrijven gedwongen tot het drastisch besparen op kosten. Je zou verwachten dat er bij veel bedrijven niet meer veel te besparen valt zonder direct de gevolgen te merken in kwaliteit, betrouwbaarheid of levertijd.

Nog veel handmatige administratieve processen

Toch zijn er nog veel projectmatig werkende productiebedrijven waar administratieve krachten werkzaamheden handmatig uitvoeren die geautomatiseerd kunnen worden. En waarmee dus aanzienlijk bespaard kan worden op de algemene kosten. Een voorbeeld hiervan is de inkoopadministratie.

Digitaliseren of scannen van inkoopdocumenten

Kenmerkend voor vrijwel alle projectmatig werkende productiebedrijven is de grote hoeveelheid aan inkoop gerelateerde documenten die de onderneming in en uit gaat. Denk hierbij dus aan inkooporders, orderbevestigingen, pakbonnen of vrachtbrieven en facturen. Het digitaliseren en/of scannen van documenten en het automatisch verwerken ervan worden kan bij veel bedrijven een flinke besparing opleveren.

Van handmatig naar automatisch verwerken

Een eerste stap in tijd- en kwaliteitswinst is het werken met PDF-documenten in plaats van papieren documenten die vervolgens moeten worden gescand. Een tweede stap is het automatisch uitlezen van de PDF-documenten met goede scan-software, zodat orderkop én orderregels gedetailleerd worden herkend. Een derde stap is het automatisch inboeken van deze informatie in plaats van het handmatig inboeken en afletteren van documenten tegen de eigen administratie. In eerste instantie kan dit plaatsvinden met de inkoopfacturen maar daarna ook met de orderbevestigingen en pakbonnen/vrachtbrieven.

Documentverwerking in service

De aanschaf en implementatie van deze automatisering kan kostbaar zijn. Wij bieden daarom de mogelijkheid het verwerken van de inkoopdocumenten aan ons uit te besteden. Dat proces werkt als volgt: uw leveranciers sturen hun orderbevestigingen, pakbonnen en facturen naar een vast e-mailadres. Wij zorgen vervolgens voor het automatisch herkennen en opslaan van de documenten en het maken de juiste boekingen in uw Profity ERP-administratie. Het beoordelen van verschillen is een taak die u zelf blijft uitvoeren. Voor onze service rekent met ons af per verwerkt document. Zo is uw investering minimaal en onze service maximaal.

Tijd en geld besparen in de inkooporderadministatie

Wilt u weten hoe u tijd en geld kunt besparen in de inkooporderadministratie? Neem dan gerust contact met ons op.