Gezonde groei bij Hanse Staalbouw met Profity ERP

Hoewel de naam doet vermoeden dat Hanse Staalbouw zich alleen richt op staalbouw en staalconstructies is de werkelijkheid anders: Hanse realiseert complete bedrijfspanden voor de agrarische, industriële en utiliteitssector. Hanse werkt door heel Nederland maar concentreert zich voornamelijk op de zuidelijk provincies. Ondanks de moeilijke jaren in de bouw en bouwtoelevering is Hanse Staalbouw gestaag blijven groeien. Daarbij maakt Hanse al jaren gebruik van Profity; sinds de start van de samenwerking is Hanse gegroeid van 30 naar 120 medewerkers.

Volledige projectbeheersing

“Om de groei van onze onderneming goed in de hand te houden is het belangrijk dat we ieder project volledig beheersen, van kop tot kont”, stelt Wim de Jonge, directeur van Hanse Staalbouw. “Onze projecten zijn vaak veelomvattend; we zijn meer staalbouwer dan staalbouwer. We hebben daarvoor alle disciplines in huis. Om grip te houden op onze projecten lopen alle processen via Profity ERP. Voor ons is het een fantastisch programma. Ik maak dagelijks gebruik van Profity om inzicht te houden in de status van de lopende projecten. In een enkel overzicht op mijn scherm zie ik alle projecten. Van daaruit kan ik eenvoudig verder inzoomen op ieder afzonderlijk project waaraan ik bijzonderheden zie en daarop sturen.”

Hanse Staalbouw

Grip op projecten begint met grip op uren

Wim de Jonge: “Grip op uren is voor ons het belangrijkste. We houden ieder project in zijn geheel bij in Profity ERP. Materiaal is een belangrijke kostenpost, maar die kun je minder beïnvloeden. Ons risico zit met name in de uren. Die hebben we met Profity goed in de hand. De urenregistratie in Profity bespaart ons veel tijd. Binnen voert iedereen zijn eigen uren in. Buiten gebeurt dit nog niet, maar daarmee zij we nu wel aan de slag”, zegt Wim de Jonge. “We gaan hiervoor robuuste smartphones inzetten die tegen een stootje kunnen. De tijdregistratiesoftware Timesplitter van Profity is hiervoor overigens al helemaal geschikt.”

Nauwkeurig en snel calculeren met calculatiewizards

Verantwoordelijk voor de inrichting van het calculatieproces is Remko Kruithof. Samen met zes andere medewerkers maakt hij de calculaties. Hoewel ieder project uniek is, zijn er volop mogelijkheden om eerder opgedane kennis en ervaring te gebruiken in nieuwe calculaties. Daarvoor maakt Hanse gebruik van zogenaamde calculatiewizards in Profity. Remco Kruithof: “De calculatiewizards binnen Profity zijn sets van rekenregels die je vooraf kunt inrichten. De gebruiker hoeft alleen de vooraf ingestelde vragen in te vullen en de calculatiewizard maakt de complete materialen- en urencalculatie voor het betreffende deel. We gebruiken de calculatiewizards voor bijvoorbeeld funderingen, verdiepingsvloeren, daken, wanden en deuren. Op deze manier werk je niet alleen snel en nauwkeurig, maar hanteert iedereen bovendien dezelfde uitgangspunten. Je kunt je calculaties steeds blijven verbeteren. Als achteraf de werkelijkheid blijkt af te wijken, dan kan ik de betreffende calculatiewizard zelf eenvoudig verfijnen.”

Automatisch inlezen van CAD in de calculatie – “Grafisch calculeren”

Remko Kruithof: “Hanse Staalbouw kent ruwweg twee soorten projecten: aanvragen zonder specificatie, zoals een schuur op een agrarisch bedrijf, en volledig gespecifieerde aanvragen van bijvoorbeeld een architect. In het eerste geval is er direct contact met de eindgebruiker. Om hem goed inzicht te geven in de voorgestelde oplossing maken we een 3D-tekening in StruCAD of Tekla. Deze importeren we vervolgens in Profity ERP ten behoeve van de voorcalculatie. Dit bespaart veel handwerk. Niet alleen het materiaal maar ook de conservering wordt hierin meegenomen. De uren bepalen we grotendeels aan de hand van normtabellen in calculatiewizards. Vervolgens maken we een offerte door standaardteksten te combineren met de tekeningen en de calculatie. Per maand kunnen we zo meer dan 100 calculaties verwerken.”

Tijdbesparing bij termijnfacturering

Pauline Bolier, verantwoordelijk voor de projectadministratie, nacalculatie en facturering: “Een groot gemak dat Profity ERP mij levert is de facturering van de termijnen. Vroeger moest ik alle orderbevestigingen handmatig doorlopen. Tegenwoordig heb ik een overzicht van alle termijnfacturen in Profity. Op dit overzicht vinken de projectleiders aan welke termijnen gefactureerd kunnen worden. Vervolgens kan ik de termijnfacturen eenvoudig afdrukken. Dit bespaart me enorm veel werk.”

Digitale verwerking inkoopfacturen

Wim de Jonge: “De meest recente stap die we hebben gemaakt met Profity is de digitale verwerking van inkoopfacturen. Hiermee hebben we bereikt dat alle inkoopfacturen automatisch inzichtelijk zijn bij ieder project en dat voor iedere inkoopfactuur automatisch een boekingsvoorstel wordt gemaakt. Te valideren facturen komen automatisch digitaal terecht bij de juiste personen op basis van validatieregels. Daar komt geen papier meer aan te pas.  Dit bespaart ons veel tijd en verbetert ons inzicht”.

Resultaten bereikt met Profity ERP

  • Dagelijks zicht op alle projecten in een enkel overzicht
  • Inzicht in ieder project afzonderlijk van begin tot eind
  • Nauwkeurige, snelle en consistente calculaties
  • Optimale benutting van kennis en ervaring in calculatiewizards
  • Geen dubbel werk dankzij koppeling tussen CAD en calculatie
  • Nauwkeurige urenregistratie
  • Efficiënte termijnfacturering
  • Digitale verwerking inkoopfacturen